MASE est un système de management dont l’objectif est l’amélioration permanente et continue des performances Sécurité Santé Environnement des entreprises. Le référentiel est porté par une organisation nationale et des associations régionales. Ce jeudi 7 octobre l’association MASE Ile de France Normandie Centre, accueilli par l’ESQESE Paris proposait deux rendez-vous MASE consacrés au bilan annuel MASE (revue de direction).

Qu’est-ce que le bilan annuel ? Comment faire ? Avec qui ? Quels sont les pièges à éviter ?
Ce sont ces questions qui ont été traitées au cours de ces 2 rendez-vous MASE.

Le bilan annuel santé sécurité au travail De quoi s’agit-il ?

Le bilan annuel permet de prendre de la hauteur afin d’évaluer la pertinence, l’efficacité et l’efficience du système de management SSE.
L’amélioration des performances en santé sécurité est une démarche exigeante, continue qui s’appuie sur :
– Une politique et un engagement visible de l’employeur,
– Des objectifs et des actions concrètes, pilotés tout au long de l’année
– Un programme d’accompagnement du changement, auprès des équipes, afin de construire une culture sécurité visible sur le terrain, inclusive et partagée,
– Des méthodes de travail organisées, basées sur l’analyse de risques, la préparation du travail, sa réalisation sans compromission sur les règles, le retour d’expérience une fois le travail réalisé pour capitaliser sur les échecs comme sur les réussites
– Des audits internes du système de management et des visites terrains régulières
– Une analyse poussée des accidents et des évènements significatifs en vue d’éliminer les risques à la source.

Malheureusement, la vie des organisations n’est pas un « long fleuve tranquille ». Avec la meilleure volonté du monde, sans un pilotage régulier de la démarche et sans bilan périodique, la réussite de la démarche pourrait être compromise.

La réalisation du bilan annuel du fonctionnement du système de management de la santé sécurité au travail est une étape essentielle pour une démarche d’amélioration continue réussie. La fréquence annuelle permet de s’appuyer sur les résultats des objectifs, de l’audit interne annuel tout en s’interrogeant sur la pertinence, l’efficacité et l’efficience du système de management.

En effet, le bilan annuel consiste pour la Direction d’une organisation à réaliser un bilan du fonctionnement de son système de management pour évaluer sa pertinence, son efficacité et son efficience dans le but de lui donner une nouvelle direction.

Comment la conduire ?

Il s’agit passer en revue :
– Les résultats en termes d’accidentologie, de maladies professionnelles
– Les résultats des indicateurs : leur évolution, les objectifs atteints, ceux qui ne l’ont pas été
– Les outils du système de management : les causeries, les visites sécurité, … sont-ils pertinents, sont-ils efficaces, sont-ils efficients ?
– Le point sur la conformité réglementaire et le cas échéant sur les non-conformités identifiées
– Les retours d’expérience issue des remontées, des évènements, des analyses de causes suite aux accidents notamment
– Les retours sur les évaluations des sous-traitants
– L’état de réalisation du plan d’action : ce qui a été réalisé ; ce qui est en cours, ce qui n’a pas été réalisé
– Les résultats des audits terrain
– Les remontées du terrain
– Les accidents, les incidents
– etc

Pour chaque sujet étudié, il s’agit de déterminer ce qui a bien fonctionné, ce qui a bien moins fonctionné, de comprendre le pourquoi, en vue de faire évoluer l’organisation du système de management, d’identifier les priorités d’actions pour la période suivante.

La revue de direction permet alors de dresser le bilan du fonctionnement qui doit permettre à la direction de fixer pour la période suivante :
– les objectifs,
– le plan d’action,
– le lancement de nouvelles actions d’amélioration
– les moyens et le budget nécessaire pour la bonne réalisation de la politique et des objectifs.
– …

Quelles sont les pièges à éviter ? quelles recommandations pourrions-nous formuler ?

1er piège : Réaliser la totalité des analyses lors de la réunion de revue de direction.

• Réaliser cette revue consiste à faire le bilan du passé pour préparer l’avenir. Les données doivent être collectées puis analysées au préalable aussi bien au plan quantitatif et qualitatif. Elles sont ensuite présentées en synthèse lors de la réunion. Celle-ci est alors l’occasion d’un échange avec les participants sur l’analyse et les résultats. La réunion doit permettre ensuite de déboucher sur des conclusions, des prises de décision, un plan d’action et le cas échéant des réorientations de la politique et des objectifs.
• Le bilan annuel, appelé parfois « revue de direction », comme son nom l’indique nécessite la participation de la direction. Celle-ci n’a pas vocation à traiter les données. Elle est une instance de validation, de prise de décision. Le but de la revue de direction est de préparer l’avenir.

2ème piège : confondre pilotage et revue de direction
Le pilotage du système de management doit être régulier. La fréquence du suivi doit être adaptée et suffisante pour que les actions soient réalisées sans délai indu et que les objectifs puissent être atteints.
La fréquence des suivis est à adapter au contexte de chaque entreprise, de sa taille, de son organisation, de son mode de fonctionnement.
Pour autant si un suivi hebdomadaire, mensuel peut être pertinent, un suivi annuel des résultats et des actions ne le serait pas ; en effet, il n’est pas raisonnable d’attendre une année pour se rendre compte que les résultats des objectifs ne sont pas à la hauteur des objectifs fixés ou que les actions n’ont pas été réalisées ;
La réunion de revue de direction, quant à elle n’est pas une réunion de pilotage. Elle nécessite une réelle analyse quantitative et qualitative. Une fréquence trop importante serait doublement contre-productive car le temps consacré à l’analyse pourrait compromettre la présence terrain et le système ne serait alors plus efficient. La prise de recul sur une période trop courte ne permettrait pas de réaliser des analyses suffisamment pertinentes.
C’est pour ces raisons qu’en général, la revue de direction est réalisée annuellement. Certains organismes souhaitent réaliser une revue annuelle avec un bilan semestriel intermédiaire.

3ème piège : analyser les données brutes de l’année écoulée seulement
Un résultat brut n’a généralement que peu de sens. Pour tirer des conclusions pertinentes, il peut être utile, de comparer les résultats par rapport :
– à un objectif défini, lorsque cela est possible,
– de la comparer par rapport à d’autres entités, par rapport à sa profession. Par exemple, de nombreuses données sont fournies et disponible sur l’accidentologie au sein de sa profession. Elles sont fournies par les CPAM (site ameli.fr) ou par les branches professionnelles. Les comparaisons sont possibles au niveau d’un groupe d’entreprises également.
– L’analyse de l’évolution des résultats dans le temps sur 3 ou 4 années permettra également de dégager des tendances et d’apprécier l’amélioration, la stagnation ou la dégradation des performances.

4ème piège : être trop optimiste ou trop pessimiste
La revue de direction vise l’amélioration. L’analyse des données doit être factuelle, orientée vers l’amélioration de la prévention, la réduction de l’accidentologie, l’amélioration des conditions de travail. Il ne s’agit pas de délivrer des bons ou des mauvais points. Elle ne doit pas être destinée aux seuls auditeurs du système de management. Le compte rendu doit apporter une vision réaliste de la situation, basée sur des faits non discutables pour un message managérial clair sur les points forts du système à maintenir, les priorités d’amélioration à conduire.

5ème piège : ne pas communiquer ou trop communiquer.
La revue de direction est l’occasion de porter un message managérial explicite sur les orientations, les priorités pour la période suivante. C’est aussi une occasion pour reconnaitre les résultats des efforts déployés par les équipes. Aussi il est utile de rendre compte aux équipes des conclusions de cette revue.
Même s’il n’est pas impératif que chacun lise dans le détail tout le compte rendu, il est nécessaire que chaque collaborateur au sein de l’organisation en comprenne le sens.
Le compte rendu peut être affiché, diffusé sous réserve que cette diffusion soit complétée d’une animation. Ce peut être un point à l’ordre du jour d’une réunion de service, un sujet abordé lors d’une causerie ou tout autre moyen.

En conclusion,

La revue de direction permet de réaliser un bilan factuel du fonctionnement et des performances du système de management. Elle s’appuie sur une préparation méthodique et exigeante utile pour permettre à la direction de porter un message managérial clair rendre le système de management plus pertinent, plus efficace et plus efficient.